Przy wyznaczaniu podstawy wymiaru zasiłku i wynagrodzenia chorobowego oraz zasiłku macierzyńskiego, opiekuńczego czy wypadkowego nie uwzględnia się składników wynagrodzenia (np. premii), do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania ww. świadczenia chorobowego zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego świadczenia. Ustalanie ww. podstawy komplikują zmiany w regułach przyznawania określonego elementu płacowego, jego likwidacja bądź wliczenie – w części lub w całości – do innego składnika pensji.

Zmiany w zasadach naliczania konkretnych składowych pensji

W praktyce niekiedy zdarza się, że dochodzi do modyfikacji reguł przyznawania i wypłacania danego elementu płacy w związku z pobieraniem przez pracownika świadczeń chorobowych. Jeżeli zmiana polega na tym, że konkretny składnik nie jest już pomniejszany z powodu pobierania świadczeń chorobowych (a wcześniej był), wówczas ustalając podstawę świadczeń należnych za okres od daty wspomnianej zmiany nie należy go uwzględniać. Analogicznie jest w sytuacji odwrotnej – gdy dany element płacy jest aktualnie redukowany za dni nieobecności w pracy (a wcześniej nie był), wówczas powinien on być wliczany do podstawy wymiaru świadczeń przysługujących za okres od dnia, w którym nastąpiła ww. modyfikacja.

W sytuacji gdy zmiana zasad kalkulowania danego składnika mająca wpływ na ustalenie podstawy wymiaru świadczeń chorobowych nastąpi w okresie pobierania tego świadczenia, to podstawa ta podlega przeliczeniu – od dnia wprowadzenia modyfikacji. Przeliczenie polega odpowiednio na:

• uwzględnieniu w podstawie wymiaru świadczenia składowej pensji (np. premii), jeśli po zmianie regulaminu jest ona pomniejszana za okresy pobierania tego świadczenia, a przed zmianą zapisu była wypłacana za okresy jego pobierania,
• wyłączeniu z bazy obliczeniowej świadczenia składnika, który był pomniejszany za okresy otrzymywania „chorobówki”, a po zmianie pracownik zachowuje do niego prawo w tych okresach (w całości lub w części).

W ust. 317 komentarza do ustawy zasiłkowej wydanego przez ZUS wskazano, że w razie podjęcia przez zakład pracy decyzji o zaprzestaniu wypłaty składnika wynagrodzenia od określonej daty, podstawę wymiaru zasiłku przysługującego za okres od tej daty, ustala się z wyłączeniem tego składnika. Jeżeli jednak składnik wynagrodzenia zostanie włączony w całości lub w części do innego lub zamieniony na inny składnik wynagrodzenia, zasada ta nie ma zastosowania.

Przykład:

Pracownik zachorował w dniu 13 lipca. Niezdolność do pracy trwała do 30 października. Pracownik poza wynagrodzeniem miesięcznym otrzymuje regulaminową premię miesięczną oraz premię kwartalną, które przysługują za czas faktycznie przepracowany. Przy ustalaniu podstawy wymiaru przysługującego zasiłku chorobowego uwzględnione zostanie przeciętne miesięczne wynagrodzenie pracownika za okres od lipca poprzedniego roku do czerwca bieżącego roku, premie miesięczne wypłacone za ten okres oraz 1/12 sumy premii kwartalnych wypłaconych za III, IV, I i II kwartał. W dniu 1 października pracodawca podjął decyzję, że od tej daty zaprzestaje się wypłaty premii kwartalnej. Od 1 października premia kwartalna powinna zostać wyłączona z podstawy wymiaru zasiłku chorobowego.

Zaprzestanie wypłaty składnika, który nie był wliczany do podstawy wymiaru świadczeń chorobowych, pozostaje bez wpływu na tę podstawę. Podobnie jest w sytuacji, gdy element płacy redukowany z powodu pobierania świadczeń chorobowych zostaje wliczony do innego składnika, który jest także pomniejszany za okresy absencji w pracy.

Przykład:

Pracownica była chora w okresie od 18 września do 7 listopada. Oprócz wynagrodzenia zasadniczego przysługuje jej co miesiąc dodatek stażowy w wysokości 20%, który zgodnie z regulaminem wynagradzania jest obliczany od faktycznego wynagrodzenia miesięcznego otrzymanego w danym miesiącu. Przy wyznaczaniu podstawy wymiaru świadczeń chorobowych w zaistniałym stanie faktycznym uwzględnione powinno zostać wynagrodzenie zasadnicze pracownicy za okres od września poprzedniego roku do sierpnia tego roku, w tym dodatek stażowy. Od 1 października zmienione zostały zasady wynagradzania pracowników i dodatek stażowy został włączony do wynagrodzenia zasadniczego. Pomimo zmiany zasad wynagradzania, nie przelicza się podstawy wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego od 1 października. Dodatek stażowy, który pracownica otrzymała za okres od września poprzedniego roku do sierpnia bieżącego roku nadal powinien być uwzględniony w podstawie wymiaru zasiłku.

Czasami bywa, że dany składnik płacy, który nie był wliczany do podstawy wymiaru wynagrodzenia za chorobę i zasiłków z ubezpieczenia społecznego, zostaje włączony do wynagrodzenia zasadniczego. W takim przypadku, od dnia zaistnienia ww. zmiany składnik ten powinien być uwzględniany przy kalkulowaniu świadczeń chorobowych. Wynika to z tego, że w opisanym stanie rzeczy, omawiany składnik płacy stając się częścią pensji zasadniczej, podlega proporcjonalnemu zmniejszeniu za dni niedyspozycji zdrowotnej według zasad określonych w § 11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy. Jeśli do tego typu modyfikacji dojdzie w okresie pobierania świadczenia chorobowego, wówczas trzeba jego podstawę przeliczyć dodając do niej kwot wliczonego do zasadniczej płacy składnika wypłaconych za miesiące, za które wynagrodzenie przyjęto do wyznaczenia tej podstawy.

Przykład:          

Pracownica pracujący na pełnym etacie obok wynagrodzenia zasadniczego otrzymywała do końca września 2018 r. stałą miesięczną premię, która przysługiwała jej również w okresach niezdolności do pracy wskutek choroby. Od 1 października 2018 r. ww. premia została wliczona w całości do wynagrodzenia zasadniczego. Pracownica choruje od 27 września do 3 października 2018 r., za co należy jej się wynagrodzenie chorobowe, którego podstawę stanowi przeciętna miesięczna płaca za okres od września 2017 r. do sierpnia 2018 r. Świadczenie chorobowe za 3 dni październikowej niedyspozycji zdrowotnej podlega w opisanym przypadku przeliczeniu, poprzez uwzględnienie w jego podstawie premii wypłaconych za okres od września 2017 r. do sierpnia 2018 r.

Likwidacja określonego składnika pensji, wliczenie go w całości lub części do innego składnika lub zmiana zasad jego wypłaty nigdy nie powoduje zmiany okresu, z jakiego ustalona powinna być podstawa świadczeń chorobowych.

Niejednokrotnie modyfikacja reguł naliczania danego elementu płacowego sprowadza się do zmian w sposobie jego pomniejszania za czas nieobecności w pracy. Jeżeli to pomniejszanie jest dokonywane:

• proporcjonalnie do dni nieobecności w pracy, wówczas składnik musi być przyjmowany do podstawy „chorobówki” po uprzednim uzupełnieniu,
• nie w sposób proporcjonalny (np. kwotowo lub procentowo), wówczas składnik podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru świadczeń chorobowych w kwocie faktycznej, bez uzupełniania. Tak samo jest w przypadku, gdy pracownik nie zachowuje prawa do danego składnika za okres otrzymywania wynagrodzenia za chorobę i zasiłków z ubezpieczenia społecznego, jednak wewnątrzzakładowe przepisy płacowe nie zawierają wyraźnych postanowień o sposobie zmniejszania wysokości tego składnika za okres pobierania świadczeń chorobowych.

Ta sama podstawa + zmiana wymiaru etatu

Podstawy wymiaru zasiłku nie ustala się na nowo, jeżeli między okresami pobierania zasiłków zarówno tego samego rodzaju, jak i innego rodzaju nie było przerwy albo przerwa była krótsza niż 3 miesiące kalendarzowe. Przy czym reguła ta nie ma zastosowania w przypadku zmiany wymiaru etatu.

W razie zmiany umowy o pracę lub innego aktu, na podstawie którego powstał stosunek pracy, polegającej na zmianie wymiaru czasu pracy, podstawę wymiaru „chorobówki” stanowi wynagrodzenie ustalone dla nowego wymiaru czasu pracy, jeżeli zmiana ta nastąpiła w:

• miesiącu, w którym powstała niezdolność do pracy lub
• miesiącach poprzedzających powstanie niezdolności do pracy uwzględnianych przy obliczaniu podstawy wymiaru zasiłku.

Wpływ podwyżki na podstawę świadczeń chorobowych

Samo podwyższenie (bądź obniżenie) wynagrodzenia (bez zmiany wymiaru etatu) nie ma znaczenia dla ustalenia podstawy wymiaru świadczeń chorobowych, bez względu na to czy choroba wystąpi w miesiącu zmodyfikowania kwoty wynagrodzenia czy też w miesiącach kolejnych.

Wyjątkowo podniesienie / zmniejszenie kwoty wynagrodzenia wymusza przeliczenie podstawy „chorobówki” w sytuacji, gdy miesiące objęte ww. modyfikacją zostały uwzględnione w podstawie wymiaru zasiłku / wynagrodzenia chorobowego (z czym mamy np. do czynienia w razie przyznania podwyżki za okres wsteczny).